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教职工因公出国及赴港澳流程

点击[] 时间[ 2020年07月17日 15:31] 发布人[]

教职工因公出国及赴港澳流程(89天及以下)

                      

                            

No.1 在线提交申请材料(赴美国需至少提前3个月以上的时间申请,其他国家需至少提前2个月提出申请)

1. 线上填报申请

登录因公出国境信息系统cgcj.buaa.edu.cn,仅限校内网登录,校外可通过VPN登录)在线填写并提交《教职工因公出国境申请》。

系统操作方式请见《教职工因公出国境信息系统使用手册》。

注:仅适用于因公出国(境)时间在89天以内教职工,90天及以上的出访请到人事处办理

 

2. 填写要求  

1)邀请信  

i.邀请信及其翻译件

·普通教职工出访:除英文邀请信外,其他语种的均需附翻译件;  

·校级团组(校领导):所有语种的邀请信均需提供翻译件;  

ii. 每个境外拟访问单位均须提供邀请信;

iii. 邀请信需明确包含:

·出访人姓名;  

·出访时间;  

·出访地点;

·出访事由、工作内容和目的;  

·费用来源。由邀请方资助的,需明确资助范围或具体金额;   

·外方全额资助境外费用的,须落实邀请方是否承担境外意外和医疗保险费用;   

·邀请信需打印在邀请单位信函纸上,需注明邀请人的单位、职务、职称、联系方式(电话、邮箱、传真至少一种),并带有邀请人亲笔签名;   

·邀请信必须从访问目的国本土发出,驻华办事处或驻华分支机构发出的无效。  

《国际会议邀请信模板》    

《合作研究邀请信模板》    

注:1.出国境审批仅需邀请信电子扫描版;各国签证对邀请信要求不同,请查阅《各国签证要求》确认签证需要原件的,可随后邮寄。

 2.赴日本团组需要上传日本三书电子扫描版(招聘理由书、身元保证书、滞在预定表,若为日方教授邀请的,还需提供在职证明书)

2)出访日程

i.出访时间在20天以内的,要求详细到每一天的安排,20天以上可按周填写,每段时间周期不超过7天;

出访日程撰写请参考下列模板文件:

教工出国合作研究日程模板

教工出国日程模板(其他类型)

ii.日程表开头与结尾务必分别写清楚离抵中国国境的日期和地点。写明全部经停城市(包括航班与陆地交通);   

iii.日程中的工作内容要具体,避免宽泛虚化,学术类出访需着重体现学术内容;   

iv. 非学术类出访时限要求(含抵离国境日期):  

·出访一个国家不超过5天,出访两个国家不超过8天,出访三个国家不超过10天;  

·一次出访不得多于3个国家;  

v. 出访路程时间:  

 ·亚洲国家去回程时间各为1天;

 ·欧洲、北美洲国家去程1天、回程2天;

 ·大洋洲国家去回程时间共3天。

 ·非洲和南美洲等国家地区可根据实际情况适当增加路程天数,需附详细行程信息(包括航班号、抵离时间和地点等)至其他附件中。

若因客观航线等原因无法在规定时间内到达的,需上传详细行程信息(包括航班号、抵离时间和地点等)至其他附件中。

3)国家安全行前教育

i.若申请人无《北航出国(境)国家安全行前教育培训证书》或证书已过有效期(三年),需到保卫处接受国家安全行前教育(工作日每周三下午3点、4点,学生三号公寓的东侧地下室,师生安全教育体验馆,联系电话:82339763);具体时间、地点请以保卫处网站通知为准。

ii. 签署由安全保卫部发放至各单位的《专项承诺书》。未签署此专项承诺书的,将无法通过所在单位审批环节。

4)参加外单位组团

i. 请上传组团单位开具的商请函电子扫描版,办理回函手续;

ii. 日程一份 (随团参加培训的需提供中英文日程各一份)

iii. 待组团单位下达任务通知书、任务批件后,将任务通知书原件、批件原件或复印件、商请函原件提交国际交流合作处出国出境科,办理出国(赴港澳)任务确认件。

注:商请函、任务通知书发往单位抬头
  校级团组(校领导):工业和信息化部国际合作司
  普通团组:北京航空航天大学
注:商请函、任务通知书、任务批件、日程等材料由组团单位提供。

5)申请人年龄超过60周岁者

提供学院系出具的《健康担保》和校医院出具的《健康证明》,上传至附件中

6)所有出国(境)团组将在出国境系统内进行公示,公示期为5个工作日

7)寒暑期交流团组需上传《北航师生出国出境安全预案(模板)

 

3.签署承诺并确认个人信息

在线提交出访申请后所有出访成员将收到签署承诺并确认个人信息的短信通知,请根据短信提示进入因公出国境信息系统“待办事项”中签署承诺并仔细核对个人信息,点击“提交”后申请才会进入审批程序。

注:请务必仔细检查个人出生年月、性别、所在单位、职务、职称、联系方式等个人信息无误,一旦确认后续流程中系统无法更改,因个人信息错误造成的批件或政审批件错误,需重新申请。


No.2校内审批

1.所在单位审批

1)无行政级别的教职工因公出访,由所在单位正职干部审批;

2)现职正处级干部因公出访:

·学院现职正处级干部因公出访,由学院另一位现职正处级干部审核;

·只有一位现职正处级干部的单位(学院、部、处、直属单位),由所在单位现职副处级干部审核;

3)现职副处级干部因公出访:

·学院现职副处级干部因公出访,副院长由院长审核,分党委副书记和研究生指导主任由分党委书记审核;

·只有一位现职正处级干部的单位(学院、部、处、直属单位),现职副处级干部出访由现职正处级干部审核;

4)所有现职正处级以上干部出访须由主管校领导或联络校领导审批;

5)副校长出访由校长审批;

6)党委副书记、纪委书记、工会主席出访由党委书记审批;

7)校长出访由党委书记审批;

8)党委书记出访由校长审批;

 

2.涉密人员

 涉密人员在办理因公临时出国(境)申请前,先线下填写《涉密人员因公临时出国(境)保密审批表》,经审批后,所在单位方可受理其因公临时出国(境)申请。

 

3.财务审批  

所在单位审批通过后,进入财务处经费预审。

 

4.校疫情防控工作领导小组教师专组审批

我校疫情防控期间,所有教职工因公出国境团组需先经过教师专组审批后方可进入外事审批环节。


5.国际交流合作处审批  

所在单位及校内相关职能部门审批通过后,国际交流合作处进行外事审批(相关申请材料无误的前提下,5个工作日内完成外事审批)。

审批通过,由国际交流合作处出具“出国(赴港澳)任务批件”。

注:校级团组报工信部审批,并由工信部出具“出国(赴港澳)任务批件”


No.3办理因公出国政审(人事处)

国际交流合作处出具“因公出国境任务批件”后,进入人事处办理政审环节。

  • 未办理过政审的、或办理政审已超过三年有效期的,需线上填写《因公出国政审表》,填写完成后点击提交,并在网页刷新后导出《因公出国政审表》,双面打印(注意检查排版)由所在单位签字盖章并交至人事处人事科(办公楼423室),人事处将线上开具“因公出国境政审批件”。

  • 政审尚在三年有效期的,线上直接点击提交至人事处,人事处将线上开具“因公出国境政审备案表”

注:政审办理完成后,国际处将代申请人打印政审材料并提交工信部,申请人无需领取“政审批件或政审备案表”。


No.4办理护照、港澳通行证(签注)

1.办理护照(约需10个工作日左右)

1)指纹信息采集:申请人本人须持身份证原件到国际交流合作处办理采集生物特征信息采集;

时间:工作日上午8:0011:30

地点:西小楼104  

电话:82338553  

2)填写因公护照数字照片编号

  前往外交部指定照相馆拍照,较近的指定照相馆有5号学生公寓地下超市内的照相馆?确认一下以前好像没有这家以及北航北门外东侧约50米“红绿蓝照相馆”。

拍照完成后,将照相馆返回回执上的“因公护照数字照片编号”填写至因公出国境申请中。

填写界面请见图示

3)上传身份证扫描页  

身份证原件的扫描件图片,请以“姓名-身份证”命名文件并上传至因公出国境信息系统.

扫描件规格要求:扫描质量300DPI,图片小于100KB,无白边。

请参见《身份证扫描件示例  

 

2.办理港澳通行证(签注)(约需10个工作日左右)  

1)提交材料:

i.前往国际交流合作处领取《申请因公往来港澳特别行政区通行证及签注事项表》一份;

 表内的“单位全称”、“内地工作单位”、“通行证保管单位”栏填写:工信部北京航空航天大学;

“联系人姓名及电话”: 张鹏,66038851

“赴港澳团组名单”:按批件中的名单顺序填写;

“通行证持有情况及号码”:有因公通行证直接填写号码及有效期,无因公通行证或因公通行证已过期填写“无”。

ii.正面免冠露双耳、女士不能佩戴项链、小二寸白色背景彩色近照三张。面部宽度约为21-24mm,长度约为28-33mm,不能使用快照和数码照片(因公护照专用照片,须经国际处剪裁后方可粘贴);

iii.身份证(照片页)复印件一份(贴在《申请因公往来港澳特别行政区通行证及签注事项表》上);          

注:a.上述材料由国际交流合作处报送工业和信息化部,并转报国务院港澳事务办公室办理。

b. 若仅办理签注,不需要提交照片和身份证复印件,仅需要填写《申请因公往来港澳特别行政区通行证及签注事项表》中的前2页。

2)领取港澳通行证(到国际交流合作处领取):

 通行证(签注)办理完成后,将以短信形式通知申请人携带保险单复印件领取。

 领取通行证(签注)同时,国际交流合作处将开具护签费转账单,前往财务处缴费完成后领取。

 

No.5签证申请(具体时限视国别而定,美国至少需2个月以上)

1.线上审核材料:

根据因公出国境信息系统页面提示信息准备签证材料,同时可参考《各国签证所需材料》,准备完成将材料电子版或扫描版上传至因公出国境信息系统申请中,提交后由国际交流合作处线上审核材料,如材料有误将在线上退回修改并标注需修改内容,修改后重新提交审核。

审核通过后将以短信形式通知申请人,将纸质版签证材料提交至国际交流合作处(西小楼104室)。

 

2.签证办理:

材料报送工业和信息化部,经外交部转送目的国驻华大使馆申请签证。

注: 1.美国签证申请根据使馆规定有预约面谈和背景调查程序周期较长,应尽可能提早办理。

2.美国签证面谈的预约周期约二周到二个月不等;背景调查时间为4-6周左右,时间长短受美国驻华大使馆受理签证申请数量及申请人的专业背景影响。

 3.美国面谈预约需到国际处西小楼104现场预约,不可用个人帐号预约;预约面谈时间为每周一、周四上午800-1130

 

3.领取签证:

签证办理完成后,将以短信形式通知申请人携带保险单复印件领取签证。

领取签证同时,国际交流合作处将开具“护照、签证费”转账单,前往财务处缴费完成后领取签证。


No.6出访

执行出访任务,在外执行任务期间,请严格遵守《外事纪律


No.7提交总结,相关人员完成回访

1.提交总结:

回国后登录因公出国境信息系统(cgcj.buaa.edu.cn)“待办事项”中提交出访总结。

团组成员信息中上传签证/签注页、登机牌、出入境章页照片,副处级以上领导干部需在线填写出访台账。

 

2.配合所在单位的因公出国(境)回访工作

完成回访并经学院审核通过后,系统流程方可进入开具出访证明环节


 

No.8归还因公证照,开具出访证明,报销(财务处)

1.归还因公证照(回国后1周内)

公务普通护照(或港澳台通行证)交还国际交流合作处保管;

  公务护照经国际交流合作处送工信部保管;

 

2.开具出访证明(国际处)

下载并填写《教职工出访证明》,持团长签字的纸质版《教职工出访证明》到国际处,国际处核验已提交出访总结、台账(副处级以上须提交)、归还因公证照,并无违反外事纪律的情况后盖章。


3.报销(财务处)

1)准备材料:

  • 机票发票、电子客票行程单、登机牌(或护照上的签证和出入境记录复印件);      

  • 住宿费、城市间交通费、保险费、护签费、会议注册费发票以及往返机场出租车票(若是网上打印的收据和账单,请附信用卡的对账单)。      

  • 包干项目根据财政部《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》填写;

  • “出国(赴港澳)任务批件”或“出国(赴港澳)任务确认件”原件

  • 团组审批单及国际处出具的《教职工出访证明》;

  • 各团组按批件人数,统一集中办理报销审核,不得拆分审核。      

2)填写财务处网报单

3)财务处审核报销(知行南楼财务核算中心大厅4号窗口,82338351);

注:未经学校批准擅自出访的一律不予报销。

 

 

出国出境流程

联 系 人:

教工出国出境审批:郭孟哲
联系电话:82317688

学生出国出境审批:孙方悦    

联系电话:82316229

 

教工护照、签证业务:孙方悦    

联系电话:82316229

 

科长:    

联系电话:82338759

电子邮件:cgk@buaa.edu.cn

对外办公时间:工作日 8:00-11:30

办公地点:西小楼104室

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